Организация и обеспечение визита делегации региона за рубеж
Официальный визит делегации области, края, республики или города в другую страну: протокольная часть, встречи в ведомствах, визиты на объекты, сопровождение на месте и отчётность для заказчика.
Формулировка предмета закупки, которой пишут в Единой информационной системе: «оказание услуг по организации визита делегации в» и «организационно-техническое обеспечение визита делегации». Тридцать закупок из ста семи разобранных относятся именно к этому: регионы покупают такую услугу регулярно, некоторые каждый год.
Что входит
Согласование с принимающей стороной
Выходим на ведомства и организации принимающей страны, согласуем даты, уровень встреч и состав участников с их стороны.
Протокольная часть
Порядок встреч, рассадка, подарки, подписание соглашений, работа с торгпредством и посольством России.
Программа пребывания
Документ, который прикладывают к приказу о командировке и к закупке: куда едет группа, кто принимает, что происходит в каждый из дней.
Сопровождение на месте
Координатор группы, транспорт, переводчик, решение вопросов на ходу.
Документы для закупки
Техническое задание, обоснование начальной цены, проект договора, акт — всё, что нужно контрактной службе.
Отчёт о визите
Итоговый документ с договорённостями и фоторепортажем, пригодный для отчёта перед главой региона и для публикации.
Шесть дней, из них четыре рабочих, от 300 000 ₽ за участника. Авиабилет и виза оплачиваются участником отдельно.
Услугу называют по-разному, и в закупках встречаются все варианты: визит делегации, рабочий визит делегации, официальный визит, деловая программа визита, организация поездки делегации и поездка делегации за рубеж. Отдельная часть работы — сопровождение делегаций на месте: координатор, транспорт, переводчик, решение вопросов по ходу. Программа визита делегации и программа пребывания делегации за рубежом — те самые документы, которые прикладывают к приказу о командировке; образец программы визита делегации, программа пребывания делегации образец и приглашение принимающей стороны образец выдаются заказчику заранее. Принимающая сторона делегация принимает по своей программе, и согласовывается она до подписания договора, а протокол визита делегации ведётся с первого дня. Поездка делегации за границу оформляется теми же документами, что и любая заграничная командировка. Делегация области за рубежом и делегация региона за границей — так эту поездку называют в отчётах и в новостях. Деловая поездка делегации и визит делегации за рубеж готовятся по одному порядку. Программа визита делегации, образец которой мы высылаем заранее, прикладывается к приказу о командировке.
Кому подходит
- Администрации и правительства регионов, комитеты по внешним связям
- Департаменты финансово-ресурсного обеспечения, которые ведут закупку визита
- Администрации городов и муниципальных районов
- Отраслевые министерства, которые везут делегацию по своей теме
- Торгово-промышленные палаты, ведущие визит вместе с администрацией
Официальные визиты делегаций регионов: что покупают организации
Мы разобрали 107 закупок выездов делегаций за рубеж, размещённых в Единой информационной системе с 2023 года. В этот сегмент попало 30 закупок на 52,7 млн рублей начальной цены.
Кто покупает чаще других
- Комитет по внешним связям санкт-петербурга — 6
- Администрация томской области — 6
- Департамент финансово-ресурсного обеспечения администрации томской области — 6
- Министерство экономического развития и промышленности иркутской области — 2
- Федеральное государственное унитарное предприятие "федеральный экологический оператор" — 1
Куда ездят
Визит делегации по странам
Официальный визит готовится вместе с ведомствами принимающей стороны. Ниже страны, куда регионы ездят чаще всего.
Визит делегации в Китай
Она же организация визита делегации в Китай: высокоскоростные дороги.
Визит делегации в Беларусь
Она же организация визита делегации в Беларусь: переработка отходов.
Визит делегации в Эмираты
Она же организация визита делегации в Эмираты: государственное управление.
Визит делегации в Саудовскую Аравию
Она же организация визита делегации в Саудовскую Аравию: транспорт.
Визит делегации в Турцию
Она же организация визита делегации в Турцию: медицина.
Визит делегации в Сербию
Она же организация визита делегации в Сербию: свободные зоны.
Визит делегации в Индию
Она же организация визита делегации в Индию: фармацевтика.
Визит делегации во Вьетнам
Она же организация визита делегации во Вьетнам: глубоководный порт.
Визит делегации в Иран
Она же организация визита делегации в Иран: локализация производства.
Визит делегации в Катар
Она же организация визита делегации в Катар: метро и мегасобытия.
Визит делегации в Оман
Она же организация визита делегации в Оман: эффективность порта.
Визит делегации в Малайзию
Она же организация визита делегации в Малайзию: транзитный хаб.
Визит делегации в Индонезию
Она же организация визита делегации в Индонезию: скоростной автобус.
Визит делегации в Таиланд
Она же организация визита делегации в Таиланд: порт по концессии.
Визит делегации в Египет
Она же организация визита делегации в Египет: новая столица.
Визит делегации в Марокко
Она же организация визита делегации в Марокко: порт и промзона.
Визит делегации в ЮАР
Она же организация визита делегации в ЮАР: платина и родий.
Визит делегации в Армению
Она же организация визита делегации в Армению: технообразование.
Визит делегации в Бразилию
Она же организация визита делегации в Бразилию: мгновенные платежи.
Визит делегации на Кубу
Она же организация визита делегации на Кубу: биофармацевтика.
Визит делегации в Колумбию
Она же организация визита делегации в Колумбию: канатный транспорт.
Визит делегации в Гонконг
Она же организация визита делегации в Гонконг: метро на застройке.
Визит делегации в Сингапур
Она же организация визита делегации в Сингапур: вода без потерь.
Визит делегации в Израиль
Она же организация визита делегации в Израиль: возврат стоков.
Визит делегации в Чили
Она же организация визита делегации в Чили: опреснение.
Визит делегации в Азербайджан
Она же организация визита делегации в Азербайджан: свободная зона.
Визит делегации в Южную Корею
Она же организация визита делегации в Южную Корею: раздельный сбор.
Почему мы
- Разобрали тридцать закупок официальных визитов за 2023–2026 годы и знаем, как устроено техническое задание заказчика
- Работаем со странами, куда регионы ездят чаще всего: Китай, Беларусь, Узбекистан, Индия, Иран, Вьетнам
- Отчётность собирается сразу под требования контрактной службы
Делегации регионов за рубежом
Визит делегации: частые вопросы
Кто обычно выигрывает такие закупки
Чаще всего местные событийные агентства и региональные торгово-промышленные палаты. Программу содержательной части при этом собирает сам заказчик. Мы берём на себя и программу, и содержание визита.
Какая обычная цена такого визита
По контрактам 2023–2026 годов, которые мы разобрали, официальные визиты делегаций регионов стоят от двухсот тысяч до четырёх с половиной миллионов рублей в зависимости от страны, числа участников и уровня встреч.
Можно ли совместить официальную и рабочую часть
Да, и так делают чаще всего: подписание соглашения с принимающей стороной плюс визиты на предприятия и в ведомства по профилю делегации.
Что входит в отчётность
Программа пребывания, список встреч и участников, договорённости, фотоотчёт, материалы принимающей стороны и акт оказанных услуг.